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Kostenlose Survival-Guides

Auf Englisch Emails schreiben und telefonieren gehören zu unseren häufig nachgefragten Themen. Wir haben hier Tipps & Tricks zusammen gestellt, die gerne kostenlos heruntergeladen werden können.

Guides


PDF Emails [PDF, ca. 120 kB]

PDF Telephoning [PDF, ca. 114 kB]


Bei dem Thema „Emails auf Englisch schreiben“ scheiden sich die Geister. Die einen finden, dass Emails schreiben kein Problem ist, andere bemühen für jeden Satz den Google-Translator. Es gibt in der englischsprachigen Kommunikation wie so oft im Leben keine absoluten Wahrheiten, aber ein paar Tipps aus der Praxis haben wir hier einmal zusammengestellt.


(1) Strukturiere die Email:
Unterteile Deine Email in Anrede, Einleitung, Haupt- und Schlussteil ein.

Deutsche mögen es kurz und knackig. Aber in der internationalen Kommunikation darf es ruhig etwas mehr sein. Vergleiche diese beiden Varianten:


Dear Sue
Find the report attached. Please, send it
back to me by tomorrow.
Thanks
Tom


Dear Sue
Attached you will find the monthly report.
Can you add your comments and send it
back to me by tomorrow? I would really appreciate it.
Regards
Tom


Die 1. Variante ist durchaus verständlich, aber die zweite deutlich höflicher und auch präziser. Sie besteht aus einem Einleitungssatz (Attached you will find…), einem kurzen Hauptteil (Can you add…) und einem Abschlusssatz (I would really appreciate it).


(2) Standardsätze parat haben
Lege Dir zumindest für Einleitung und Schlussteil ein paar Standardsätze auf Deinem PC ab. Beispiele für eine Einleitung wären:

  • I am sending you the document/file/analysis
  • Attached you will find...
  • I am writing to you to inquire about...

Beispiele für einen Abschluss wären:

  • am looking forward to meeting/seeing/hearing back from you
  • I would appreciate if you could get back to me by the end of the week.


(3) Bei Anliegen Fragen anstatt Fordern
Formuliere Anliegen als Frage und nicht als Aussagesatz:

  • Can you send the information until the end of the month?

Es ist im Englisch höflicher eine Frage zu stellen. Und nein, man impliziert damit nicht, dass der andere auch nein sagen kann.


(4) Ein bisschen Smalltalk
Bei Kollegen und Geschäftspartnern, die man kennt, ist es auch oft gerne gesehen, wenn man sich für den Anderen interessiert und Fragen stellt:

Am Anfang der Email:

  • How was your weekend?
  • How is the weather in the US/the UK?

Am Ende der Email:

  • Have a great week-end/ evening
  • Enjoy the week-end
  • I hope you enjoy your holidays


Telefonieren in einer Fremdsprache kann eine echte Herausforderung sein, einfach weil man sein Gegenüber nicht sieht. Es fehlen Gestik und Mimik, die für das Verständnis wichtig sind. Wir haben ein Art Erste-Hilfe-Set mit Tipps fürs Telefonieren auf Englisch zusammengestellt.


Fall 1
Wenn das Telefon klingelt:

(1) Keine Panik. Erstmal durchatmen
(2) Stift und Papier parat halten für Notizen
(3) Ein Post-It mit folgenden Satz gut sichtbar am PC kleben haben:

  • Can you say that again, please?
(4) Man darf auch mehrmals nachfragen. Das ist ok. Das unterstreicht nicht, dass man nicht gut genug Englisch kann, sondern dass man sich für die Information interessiert.
(5) Wenn das Gesagte wirklich nicht zu verstehen ist, dann am besten die eigene Emailadresse nennen und sich eine E-Mail mit dem Anliegen schicken lassen:
  • The best would be if I gave you my email address.
Wenn Sie Ihre Emailadresse diktieren, denken Sie an folgende Vokabeln:
Unterstrich = underscore
Bindestrich = hyphen/dash


Fall 2
Wenn Sie jemanden anrufen müssen:

dürfen sich vorbereiten. Wenn Ihnen telefonieren noch nicht leichtfällt, dann schreiben Sie sich ruhig ein paar Stichpunkte auf. Vielleicht schlagen Sie sogar ein paar Vokabeln nach.


(1) Wenn Sie den Gesprächspartner kennen, fragen Sie erstmal wie es geht. Das ist sprachlich nicht so schwer und es gibt Ihnen etwas Zeit sich auf das Englische einzustellen. Rechnen Sie damit, dass auch Sie gefragt werden, wie es Ihnen geht. Es reicht, wenn Sie sagen, dass es Ihnen gut geht. Ein ehrlicher Bericht mit allen Zipperlein und dem aktuellen Stresslevel können Sie sich sparen.

  1. Hello Sue. This is Tom speaking. How are you today?
  2. I am fine. What about you?
  3. I am fine, too.

Wenn Sie den Gesprächspartner nicht kennen, üben Sie die ersten 1-2 Sätze, die Sie sagen wollen. Das gibt dann Sicherheit für den Rest des Gespräches, z.B.:
Hello. This is Tom Müller speaking. I would like to talk to Sue Palmers, please.


(2) Wenn Small-Talk abgehandelt ist oder Sie mit der richtigen Person verbunden sind, ist der Moment gekommen, um Ihr Anliegen vorzubringen, z.B. mit folgenden Ausdrücken:

  1. The reason why I am calling is...
  2. I was wondering if you could help me.

(3) Auch hier ist der Notfall-Post-It mit „Can you say that again, please?” immer eine gute Idee.


(4) Vergessen Sie nicht Ihrem Gesprächspartner zuzuhören. Oft konzentriert man sich so sehr auf das was man selber sagen will, dass man dem anderen gar nicht richtig zuhört und die entscheidende Information womöglich verpasst.


(5) Halten Sie Stift und Zettel parat und schreiben Sie alles auf, was Sie verstehen. Auch wenn es unvollständig sein sollte. Es ist dann leichter das Fehlende zu erfragen:

  1. I didn’t quite catch the end of your email address/ the last three digits of the order number etc.

Telefonieren auf Englisch ist wie so vieles Übungssache. Besonders das erste Gespräch fällt vielen schwer. Wenn das gemeistert wird, wird es immer einfacher.


Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Üben!

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